Laatst bijgewerkt op 31 oktober 2026.

Privacyverklaring

Deze teksten beschrijven hoe Behandelboek nu werkt. Ze zijn geen juridisch advies. Laat ze toetsen door een jurist voordat je de dienst als verwerker aan andere salons aanbiedt, vooral vanwege gezondheidsgegevens in behandelnotities.

Deze verklaring beschrijft hoe Codify persoonsgegevens verwerkt via de website https://behandelboek.nl/ en via de Behandelboek-dienst (aanmelden, inloggen, agenda en de WordPress-plugin).

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor bezoekers van deze website (contactformulier, cookies, statistiek) is Codify verwerkingsverantwoordelijke.

Voor gegevens van salonklanten (naam, contact, afspraken, aankopen, behandelnotities) is de salon de verwerkingsverantwoordelijke. Codify is dan verwerker en handelt in opdracht van de salon. Zie de verwerkersovereenkomst.

Voor accounts van salonhouders en medewerkers, en voor de betaling waarmee een salonaccount wordt aangemaakt, is Codify zelf verwerkingsverantwoordelijke.

Contact: info@behandelboek.nl.

2. Welke gegevens

Websitebezoekers

  • Contactformulier: naam, e-mailadres, salon, onderwerp en bericht.
  • Technische gegevens: IP-adres, browser en tijdstip, voor beveiliging en (na toestemming) statistiek.
  • Cookies en vergelijkbare techniek: zie de cookieverklaring.

Salonaccounts

  • Naam, e-mailadres, wachtwoordhash, 2FA (e-mailcode of authenticator), vertrouwde apparaten.
  • Bedrijfsgegevens die de salon invult: adres, KvK, btw-nummer, IBAN, logo/huisstijl.
  • Betalingsgegevens voor het Behandelboek-account via Mollie (geen volledige kaartnummers bij ons).

Klanten van de salon

  • Naam, e-mail, telefoon, adres, optioneel geboortedatum, bron (online of intern), marketingtoestemming.
  • Afspraken: locatie, medewerker, dienst, tijd, status (o.a. no-show), klantnotitie bij online boeken.
  • Behandelnotities: die kunnen gezondheidsgegevens bevatten en worden versleuteld opgeslagen.
  • Kassa en administratie: verkopen, betalingen (pin, contant, op rekening, cadeaubon), facturen, uitgaven, btw-overzichten.

Technisch

  • IP-adres en apparaatgegevens bij inloggen, online boeken, rate limiting en reCAPTCHA.
  • Auditlog: wie klantdossiers, notities, afspraken of export bekijkt of wijzigt.

3. Doelen en grondslagen

Op deze website gebruiken we gegevens om vragen te beantwoorden, de site te beveiligen en — alleen na toestemming — te zien hoe de site wordt gebruikt. Grondslag is je verzoek (contact), gerechtvaardigd belang (beveiliging) of toestemming (statistiekcookies).

In de dienst gebruiken we gegevens om accounts te beheren, de software te leveren, afspraken te plannen, te factureren, herinneringen te sturen, spam en misbruik tegen te gaan, en back-ups te maken. Grondslag voor salonaccounts is de overeenkomst. Voor salonklanten bepaalt de salon de grondslag (meestal overeenkomst of gerechtvaardigd belang; voor gezondheidsgegevens uitdrukkelijke toestemming of een andere wettelijke uitzondering die de salon zelf moet kunnen onderbouwen).

Geen verkoop van gegevens. Geen eigen marketinglijsten van salonklanten.

4. Bewaartermijn

Contactberichten bewaren we zolang nodig is om te antwoorden en daarna beperkt voor administratie. Accountgegevens zolang het account bestaat. Afspraken en kassa blijven bewaard zolang de salon dat nodig heeft, onder meer voor de fiscale bewaarplicht. Een salon kan een klant anonimiseren: transacties kunnen dan zonder naam en contact blijven staan. Versleutelde back-ups worden beperkt bewaard (standaard 14 dagen op de server, plus een extra kopie buiten de website-map).

5. Delen met anderen

We delen gegevens alleen als dat nodig is:

  • Hostinger (EU): hosting, database, uitgaande e-mail. Bevestigingen gaan vanaf no-reply@behandelboek.nl; antwoorden naar de salon of info@behandelboek.nl.
  • Gravity Forms / contactformulier op deze website: om je bericht te ontvangen.
  • Complianz: cookietoestemming op deze website.
  • Google Tag Manager: statistiek op deze website, alleen na toestemming via de cookiebanner.
  • Mollie: betaling bij het aanmaken van een salonaccount in de app.
  • Google reCAPTCHA v3: spambeveiliging van publieke formulieren. Google kan IP-adres en apparaatgegevens van de bezoeker verwerken.
  • Google Agenda: alleen als de salon een medewerker koppelt. Dan gaan afspraakgegevens (tijd, locatie, voornaam, dienst) naar de gekozen agenda. Geen behandelnotities.
  • De WordPress-plugin toont de boekingswidget in een iframe op de salonwebsite. Klantgegevens staan niet in WordPress.

SMS, Mailchimp en online aanbetaling in de widget zijn nog niet in gebruik.

6. Rechten

Betrokkenen kunnen inzage, correctie, export of verwijdering vragen via de salon (klantgegevens) of via info@behandelboek.nl (websitebezoek en salonaccounts). In Behandelboek kan de salon een klant exporteren of anonimiseren. Klachten over privacy kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Beveiliging

HTTPS, scheiding per salon, versleutelde notities en Google-tokens, verplichte 2FA (e-mailcode 30 minuten geldig, of authenticator), optioneel een vertrouwd apparaat voor 14 dagen, rate limits en honeypot op online boeken, versleutelde back-ups. Meld een datalek zo snel mogelijk via info@behandelboek.nl.